تواجه المدارس من جميع المستويات والأحجام تحديات عظيمة في تنظيم الاتصالات بين الإداريين والمعلمين والطلاب وأولياء الأمورK فقد تكون معلومات الطلاب والمدفوعات والمهام الإدارية الأخرى مربكة خاصة في المؤسسات التعليمية المتوسطة والكبيرة. ولكن باتباع نظام الإدارة المدرسية يمكن أتمتة هذه المهام وتقليل احتمالية الخطأ في المهام الإدارية والشخصية.

لكن ما هو نظام الإدارة المدرسية؟ وما مدى أهميته؟ وكيف يمكن للمدارس في المنطقة العربية الاستفادة منه وتنفيذه؟

هذا ما سنتعرف عليه في مقال اليوم، فتابع القراءة…

ما هو نظام الإدارة المدرسية؟

نظام الإدارة المدرسية School Management System هو نظام إدارة معلومات ومهام المؤسسات التعليمية، فهو نظام يساعد المعلمين في الحصول على معلومات عن الطلاب بصورة أسرع وأسهل ويخفف من عبء العمل عليهم.

تحتوي قواعد بيانات الطلاب الخاصة بأنظمة الإدارة المدرسية على معلومات حول الطلاب مثل درجات امتحاناتهم وبيانات الوالدين والتاريخ الطبي والرسوم الدراسية، وغيرها.

توفر أنظمة الإدارة المدرسية خدمات مثل تسجيل الطلاب والمستندات الخاصة بالفصل الدراسي والدرجات التحليلية للطلاب وعناصر التقييم الأخرى. بالإضافة إلى ذلك تُستخدم أنظمة الإدارة المدرسية في التخطيط للمناهج الدراسية للطلاب وتسجيل حضورهم وتلبية احتياجاتهم الدراسية.

أما بالنسبة لوسائط نظام الإدارة المدرسية فهي عبارة عن تطبيقات قائمة على الويب والهاتف المحمول مع هياكل تخزين بيانات مركزية تسهل على المسؤولين والطلاب والمدرسين وأولياء الأمور الوصول إلى البيانات سواءً من أجهزة ايفون iPhone أو أندرويد ِAndroid.

والآن، بعد الإجابة على سؤال “ما هو نظام الإدارة المدرسية؟” دعنا ننتقل مباشرة إلى أهميته ونطرح السؤال التالي:

لماذا تحتاج المدارس إلى نظام الإدارة المدرسية؟

1. بناء قاعدة بيانات عملاقة لمدرستك

تمنح برامج الإدارة المدرسية المدارس استضافة سحابية تتيح للمستخدمين الاحتفاظ بالتاريخ الأكاديمي للمنشئة التعليمية، وسجلات الطلاب، كما يمكن الوصول إلى جميع المعلومات المتعلقة بالطلاب عبر هذا النظام.

تحتوي أنظمة الإدارة المدرسية على الكثير من المعلومات حول الطلاب مثل درجات امتحاناتهم وبيانات أولياء الأمور والتاريخ الطبي وتفاصيل الرسوم المدرسية وما إلى ذلك. وهذا يساعد المعلمين في الحصول على معلومات حول الطلاب بشكل أسرع وأسهل وتقليل عبء العمل عليهم.

2. تسهيل إدارة العملية التعليمية

تسهل أنظمة الإدارة المدرسية العمليات التعليمية المختلفة مثل تسجيل الطلاب ومستندات الفصل الدراسي وتقييمات الطلاب ودرجاتهم، بالإضافة إلى انه يمكن استخدام هذه الأنظمة في التخطيط لمناهج الطلاب وتسجيل حضورهم وتلبية احتياجاتهم المختلفة.

علاوة على ذلك تختلف أنظمة الإدارة المدرسية من حيث الحجم ونطاق عملها والقدرة على تنفيذها من قبل المؤسسات التعليمية ذات المسؤوليات الكبيرة التي تهدف إلى تغطية معظم جوانب عملها ومدارسها عبر الإنترنت.

تعمل أنظمة الإدارة المدرسية على تقليل الجهد المبذول -من جانب الإداريين والمعلميين والموظفين وغيرهم- في تنفيذ الأنشطة المختلفة بالطرق التقليدية من خلال تزويدهم بمنصة قمية لتنظيم ومتابعة الأنشطة وإنشاء التقارير وتحميل المستندات وغيرها.

3. الحفاظ على الموارد المدرسية

تؤدي الوسائل التقليدية لإدارة الموارد المدرسية إلى إهدار مخصصات الميزانية بما يؤثر بالسلب على تشغيل المرافق المدرسية ويثقل كاهلها. على العكس من ذلك فإن أنظمة الإدارة المدرسية تخفف من المسؤوليات لأنها تربط الطلاب بالمدرسة والعكس صحيح.

علاوة على ذلك يوفر نظام الإدارة المدرسية الناجح نظامًا يسمح للآباء بدفع الرسوم في الأوقات المحددة وذلك بإرسال تحديثات عبر الرسائل القصيرة عند اقتراب مواعيد دفع الرسوم وكذلك عند التأخر في دفعها، وهذه الطريقة مناسبة للآباء لتجنب مشاكل الرسوم المتأخرة.

4. بناء اتصالات قوية ومركزية

يمكن للمعلمين والموظفين والجهات الفاعلة الخارجية الأخرى العمل معًا على منصة اتصال مركزية، فعندما تريد الإدارة إرسال رسائل عاجلة إلى أولياء الأمور أو عندما يحتاج الآباء إلى تقديم شكاوى حول التواصل بين الطلاب والمعلمين فإن نظام الإدارة المدرسية يعتبر أنسب الحلول لذلك فهو عبارة عن منصة اتصال داخلية تربط طرفًا بآخر.

كما أن تطبيق نظام الإدارة المدرسية يساعد الآباء على أن يكونوا مشاركين نشطين في الدورة التعليمية للتلاميذ حيث يطّلع الآباء على التطور الفكري لأطفالهم والأداء الأكاديمي لهم ويعتبر هذا عامل أساسي لتحفيز الطلاب على تحسين أدائهم.

كما يتم التعامل مع مستندات المدرسة والجدولة عبر الوصول السحابي بما يمكّن المدراء من الوصول إلى جدول زمني محدد وتقارير يومية من جميع المعلمين.

ما هي الاستخدامات الرئيسية لأنظمة الإدارة المدرسية؟

هناك العديد من الأدوات والأنظمة البرمجية التي يمكنك استخدامها لأتمتة أنشطة مؤسستك التعليمية لتحقيق أهدافك والاستفادة من الرقمنة. وتعد برامج الإدارة المدرسية أحد هذه الأنظمة ويجب أن تكون جزءًا لا يتجزأ من كل مدرسة أو مؤسسة تعليمية.

يتكون نظام الإدارة المدرسية من العديد من الوحدات النمطية التي تدير دورة الحياة المدرسية بأكملها والتي تشمل:

  • تسجيل الطلاب.
  • الجداول الزمنية.
  • كتب الفصل.
  • نشاطات مدرسية.
  • تحصيل الرسوم.
  • تقارير الطلاب.
  • وسائل النقل.
  • المكتبات…إلخ.

تختلف أنظمة الإدارة المدرسية في الحجم والنطاق والقدرة من المؤسسات الصغيرة التي تتضمن سجلات الطلاب إلى حلول المؤسسات التي تهدف إلى تغطية معظم جوانب تشغيل المؤسسات الكبيرة ومدارسها عبر الإنترنت ذات المسؤوليات المحلية.

ما هي أهم مميزات نظام الإدارة المدرسية؟

يعد برنامج إدارة المدارس عبر الإنترنت أداة مفيدة للموظفين والمعلمين والطلاب وغيرهم بما لها من مميزات وفوائد لأولئك المشاركين في الجانب التدريسي.

  • سهولة الإستخدام

بصفة عامة يجب أن يوفر نظام الإدارة المدرسية عبر الإنترنت واجهة سهلة الاستخدام ونظامًا قويًا يلبي تحديات نظام التعليم والمرونة للتكيف مع الاحتياجات المتغيرة، بما يسمح للمستخدمين إضافة وتعديل وعرض جميع جوانب النظام لتسهيل التسجيل وتحديد خلفية الطالب وإجراء اختبارات القبول.

  • الأمان

يساعد نظام إدارة المدرسة المنشآت التعليمية على الاحتفاظ بالمعلومات حول الأقسام المختلفة داخل المنشأة في مكان واحد. يسمح للمستخدمين المصرح لهم بالبحث عن معلومات حول الطلاب والمواد المدرسية. 

يساعد ذلك على إدارة البيانات المتعلقة بالموظفين في المؤسسات التعليمية سواء كانت مدرسة أو جامعة. ويمكن أن تستضيف برامج الإدارة المدرسية وحدات تسمح للمستخدمين بالحفاظ على التواريخ الأكاديمية وسجلات الطلاب. 

  • برمجيات مفتوحة المصدر

نظام الإدارة المدرسية هو تطبيق برمجي مفتوح المصدر يعمل على تبسيط إدارات وأنشطة المدارس المختلفة ويجمع بين الإداريين والمعلمين والطلاب وأولياء الأمور.

إنه تطبيق يعتمد على الاتصالات التي تتم عبر الانترنت للإدارة الفعالة لمدرسة أو مؤسسة تعليمية ما، بما يساعد في إدارة عمليات القبول والجداول الزمنية والرسوم والحضور وتقييم الموظفين والطلاب، وما إلى ذلك.

  • ملاءمة كل من الطلاب والمعلمين

لا تساعد برامج الإدارة المدرسية الفعالة في الحصول على معلومات حول الطلاب فحسب بل توفر أيضًا معلومات حول أنشطة المعلمين في المدرسة حيث يمكن أن يصل مدى لوحة معلومات الإدارة المدرسية إلى نطاق واسع يشمل جميع جوانب إدارة بيانات الطلاب والمعلمين بما في ذلك الاختبارات الصحية والفحوصات.

من السهل عرض جدول زمني محدد للمعلم وإنشاء التقارير حيث يمكن للمدرسين استخدام قاعدة بياناتهم لتخزين تفاصيل أوقات الدروس وسير العملية التعلمية والأنشطة في مكان واحد، وداخل الفصل الدراسي يمكن للمدرسين التواجد والقيام بعملهم وكتابة الدرجات والتواصل مع أسر الطلاب.

الخلاصة

في الختام يمكننا القول إن اي سكولا iSkola يمكنها أن تقدم لك كل ما شبق ذكره من مزايا وأكثر. ابدأ في تنفيذ نظام الإدارة المدرسية الخاص بك مع اي سكولا الذي سيساعدك على:

  • رقمنة جميع أنشطتك التعليمية وتحسين إنتاجية وكفاءة المدرسة ككل.
  • تخفيف الضغط على المسؤولين والمعلمين والموظفين وغيرهم من خلال تزويدهم بمنصة لمراقبة الأنشطة وإنشاء التقارير وتحميل المستندات ومتابعة الكلاب، وغير ذلك الكثير..
  • بناء نظام للإخطارات وتوفير تحديثات منتظمة للطلاب وأولياء الأمور.

لمعرفة المزيد حول نظام اي سكولا يمكنك الإطلاع على هذا المقال: اي سكولا: نظام مدرسي متكامل لإدارة المدارس العربية بكفاءة واحترافية 

كما يمكنك الاتصال بنا الآن لمزيد من المعلومات أو لحجز نسختك الخاصة من مدرستك الإلكترونية.

تواصل معنا اليوم